Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla “KaiRank” (“biz”) tarafından hazırlanan aydınlatma metni ve gizlilik politikasıdır. https://kairank.com adresindeki web sitesini, ücretsiz AI görünürlük kontrolü aracını, KaiRank uygulamasını ve size gönderdiğimiz e-postaları kullanırken kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini; ayrıca potansiyel iş müşterileriyle kurduğumuz iletişimde hangi verileri kullandığımızı açıklar.

1. Veri sorumlusu

Marka

KaiRank

Müşterilerimizin uygulamaya kendi müşterileri adına girdiği veriler (ör. bir ajansın takip ettiği marka, soru ve rakip bilgileri) bakımından veri sorumlusu ilgili müşterimizdir; biz bu verileri onun adına ve talimatıyla işleyen veri işleyen (KVKK m. 12) sıfatıyla hareket ederiz. Bu konudaki hükümler Kullanım Koşulları’nda yer alır.

2. İşlediğimiz kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim verileri: hesap oluştururken paylaştığınız ad-soyad ve e-posta adresi. “Google ile giriş” seçeneğini kullanırsanız bu bilgileri Google’dan alırız; giriş sunucumuz ayrıca Google hesap kimliğinizi hesabınızla eşleştirmek için saklar. Parolanızı göremeyiz; parola yalnızca giriş sunucumuzda (Keycloak) özet (hash) olarak tutulur.
• Müşteri işlem verileri: seçtiğiniz paket, abonelik ve ödeme durumu, ödeme kuruluşundaki müşteri ve abonelik numaraları, ödeme bildirimleri ve destek yazışmaları.
• Fatura bilgileri (TL ile ödemelerde): bireysel alıcılar için ad, soyad ve T.C. kimlik numarası; kurumsal alıcılar için şirket unvanı, vergi dairesi, vergi kimlik numarası ve yetkili kişinin adı-soyadı; her iki durumda da e-posta adresi, cep telefonu numarası, fatura adresi, il ve varsa posta kodu. Ad-soyad, T.C. kimlik veya vergi kimlik numarası, e-posta, telefon ve adres bilgileri ödemenin alınması için iyzico’ya iletilir; tüm fatura bilgileri faturanın düzenlenmesi için tarafımızca saklanır.
• Sözleşme kabul kayıtları: kayıt sırasında Kullanım Koşulları’nı kabul ettiğiniz ve bu metni okuduğunuzu onayladığınız; TL ile satın almada Ön Bilgilendirme Formu ile Mesafeli Satış Sözleşmesi’ni kabul ettiğiniz, hizmetin hemen başlamasını talep ettiğiniz ve kartınızın tekrarlayan ödemeler için saklanmasına izin verdiğiniz bilgisi. Bu kayıtlarda kabul edilen belgelerin sürümleri, satın almalarda size gönderilen belge metinleri, işaretlediğiniz onay kutuları, tarih ve saat, IP adresiniz, tarayıcı bilgisi (user agent), e-posta adresiniz ve seçtiğiniz paket yer alır.
• Çerez tercihi kayıtları: çerez bildiriminde yaptığınız seçim, tarayıcınızda rastgele oluşturulan bir kimlik, geçerli Çerez Politikası sürümü, tarih ve tarayıcı bilgisi; giriş yapmışsanız kullanıcı hesabınız (ayrıntılar Çerez Politikası’nda).
• Hizmet verileri: organizasyonunuz, projeleriniz, takip ettiğiniz markalar, web siteleri, rakipler, sorular (prompt), şehir/ülke seçimleri, ekip üyelikleri, yapay zeka motorlarının cevapları ve tarama sonuçları. Bu bilgiler çoğunlukla kişisel veri değildir; ancak şahıs işletmelerinde marka adı kişisel veri niteliği taşıyabilir.
• Yapay zeka cevaplarında geçen üçüncü kişi adları: sakladığımız cevaplarda ve raporlarda, yapay zeka motorlarının andığı başka işletmelerin veya serbest meslek sahiplerinin adları yer alabilir. Bu adları görünürlük analizinin doğal bir parçası olarak meşru menfaatimize dayanarak saklar ve yalnızca raporlarda gösteririz; başka hiçbir amaçla kullanmayız.
• Ülke bilgisi: ilk girişinizde Cloudflare’in IP adresinizden belirlediği ülke kodu hesabınıza kaydedilir ve ödeme sayfasında para biriminin (TL/iyzico veya USD/Paddle) önceden seçilmesi için kullanılır; seçimi ödeme sayfasında değiştirebilirsiniz. Tanıtım sayfalarında fiyatların uygun para biriminde gösterilmesi için de bu ülke bilgisi saklanmadan kullanılır.
• Ücretsiz kontrol verileri: girdiğiniz web sitesi, marka, sektör ve şehir bilgileri, kontrol sonucu, raporu e-postayla istediyseniz e-posta adresiniz ve kötüye kullanımı sınırlamak için IP adresinizin ve IP adresinin ait olduğu ağın (IPv6’da /48, IPv4’te /24) anahtarlı özeti (anahtarlı SHA-256). IP adresinizi ham hâliyle saklamayız; özetleri de 24 saat sonra sileriz. Bot doğrulaması için IP adresiniz Cloudflare Turnstile’a iletilir.
• İşlem güvenliği verileri: son giriş zamanınız; giriş sunucumuzdaki oturum kayıtları (IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, oturumun başlangıç ve son etkinlik zamanı); art arda hatalı giriş denemelerinde hesabı geçici olarak kilitlemek için tutulan deneme bilgileri; hata kayıtları dahil sunucu ve uygulama kayıtları (IP adresi içerebilir); Cloudflare’in güvenlik kayıtları; e-posta gönderim kaydı (alıcı adresi, e-posta türü ve tarih); kötüye kullanımı önlemek için hesabınız, organizasyonunuz veya IP adresiniz bazında belirli bir süredeki istek sayısını ve aynı ağdan ya da aynı kurumsal e-posta alan adından başlatılan ücretsiz deneme sayısını tutan kısa süreli teknik sayaçlar (bu sayaçlarda IP adresi ve alan adı yerine bunların anahtarlı özeti tutulur).
• Ücretsiz deneme kaydı: ücretsiz denemenin her kişiye yalnızca bir kez sunulabilmesi için e-posta adresinizin standart biçiminin (küçük harfe çevrilmiş, “+” ile eklenen kısmı ve Gmail adreslerindeki noktaları çıkarılmış) anahtarlı özeti (HMAC-SHA256), deneme sayısı ve tarihleri. Bu kayıtta e-posta adresinizin kendisini saklamayız; özet, yalnızca bizde bulunan anahtar olmadan size bağlanamaz.
• Pazarlama ve ölçüm verileri: yalnızca onay vermeniz hâlinde ve her araç için ayrı ayrı: analitik onayıyla Google Analytics 4, reklam ölçümü onayıyla Meta Pixel aracılığıyla toplanan sayfa ziyareti ve dönüşüm bilgileri.
• İş iletişim verileri (B2B): potansiyel iş müşterisi işletmelere ait, kamuya açık iletişim bilgileri (ayrıntılar 5. bölümde).
• Kart bilgileri: kart bilgileriniz doğrudan ödeme kuruluşları (TL ile yapılan ödemelerde iyzico, USD ile yapılan ödemelerde Paddle) tarafından işlenir ve tekrarlayan ödemeler için onlar tarafından saklanır. Kart numaranızı görmeyiz ve saklamayız.

Hesap açmak için adınızı ve e-posta adresinizi vermeniz gerekir; TL ile ödeme yapmak için fatura bilgileri vergi mevzuatı gereği zorunludur. Bu bilgiler olmadan hesap açılamaz veya satın alma tamamlanamaz. Diğer bilgileri vermek isteğe bağlıdır. Hakkınızda hukuki sonuç doğuran veya sizi benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen, yalnızca otomatik işlemeye dayalı kararlar vermeyiz.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hesabınızı oluşturmak ve girişinizi sağlamak (“Google ile giriş” dahil), hizmeti sunmak, taramaları çalıştırmak, rapor ve hizmet bildirimi e-postalarını (ör. deneme süresinin bitmesi, ödeme sonucu, sipariş onayı) göndermek, ödemeyi almak için fatura bilgilerinizi ödeme kuruluşuna iletmek ve talep ettiğiniz ücretsiz kontrol raporunu göndermek: sözleşmenin kurulması veya ifası (KVKK m. 5/2-c).
• Fatura düzenlemek, fatura ve muhasebe kayıtlarını saklamak ve yetkili kurumların taleplerini karşılamak: hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi (KVKK m. 5/2-ç).
• Sözleşmenin kurulduğunu ve onayların alındığını ispat etmek (sözleşme kabul kayıtları, çerez tercihi kayıtları), fatura kayıtlarını olası uyuşmazlıklar için saklamak: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m. 5/2-e).
• Hizmetin ve hesapların güvenliğini sağlamak (oturum kayıtları, hatalı giriş koruması, bot koruması, ücretsiz kontrol kullanım sınırı, istek sınırları), ücretsiz denemenin kişi başına bir kez kullanılmasını sağlamak, hataları gidermek, aynı e-postanın tekrar gönderilmesini önlemek, para birimini ülkenize göre önceden seçmek, yapay zeka cevaplarındaki işletme adlarını raporlamak, hizmeti geliştirmek ve potansiyel iş müşterisi işletmelere hizmetimizi tanıtmak: meşru menfaatimiz (KVKK m. 5/2-f).
• İsteğe bağlı analitik ve reklam ölçümü çerezleri: açık rızanız (KVKK m. 5/1). Rızanızı dilediğiniz zaman sayfanın altındaki “Çerez tercihleri” bağlantısından geri alabilirsiniz.

Ücretsiz kontrol raporu e-postası yalnızca raporu ve dilerseniz hesap oluşturabileceğiniz bir bağlantıyı içerir. Onayınız olmadan size bunun dışında tanıtım amaçlı e-posta göndermeyiz.

4. Toplama yöntemi

Kişisel verileriniz; web sitemizdeki ve uygulamadaki formlar (kayıt, ödeme ve ücretsiz kontrol formları), “Google ile giriş” seçeneğini kullanırsanız Google LLC, Cloudflare’in isteklerimize eklediği ülke bilgisi, çerezler ve tarayıcının yerel depolama alanı, ödeme kuruluşlarından gelen işlem bildirimleri ve e-posta yazışmaları aracılığıyla; potansiyel iş müşterileri bakımından ise işletmelerin kendi web siteleri ile Google Haritalar’daki işletme kayıtlarından, elektronik ortamda tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanır.

5. Potansiyel iş müşterileriyle iletişim (B2B)

Hizmetimizi tanıtmak için, yapay zeka görünürlüğüyle ilgilenebileceğini düşündüğümüz işletmelere e-posta gönderiyoruz. Bu faaliyet şu kurallarla yürütülür:

• Kimlere: yalnızca Türkiye’de faaliyet gösteren ve Google Haritalar’da işletme kaydı ile web sitesi bulunan tacir ve esnafa. Serbest meslek sahiplerine (ör. avukat, hekim, mali müşavir) ve Avrupa Birliği ile Birleşik Krallık’taki işletmelere bu tür e-posta göndermeyiz.
• İşlenen veriler: işletme adı, web sitesi ve alan adı; işletmenin kendi web sitesinde yayımladığı genel iletişim adresi (ör. info@, iletisim@ veya hello@ adresleri); aramada kullandığımız sektör ve şehir; gönderim tarihleri ve durumu; aşağıda açıklanan AI görünürlük kontrolünün sonucu. Kişiye ait e-posta adreslerini kullanmayız ve kişi adı saklamayız.
• Kaynak: işletmenin web sitesi (iletişim adresi) ve Google LLC’nin sunduğu Google Places hizmetindeki işletme kaydı; bu kayıttan yalnızca işletme adını ve web sitesi adresini alırız.
• Amaç ve içerik: hizmetimizi tanıtan bir iş e-postası ve cevap vermediyseniz en fazla bir hatırlatma. E-postada, işletmenizin sektörü ve şehriyle ilgili tek bir örnek soru bir yapay zeka motoruna sorularak yapılan kısa bir görünürlük kontrolünün sonucunu paylaşırız. Bu kontrol için yapay zeka sağlayıcısına yalnızca sektör ve şehir bilgisi gönderilir; cevapta geçen diğer işletme adları kontrol sonucuyla birlikte kaydedilebilir.
• Hukuki sebep: KVKK m. 5/2-f uyarınca meşru menfaatimiz. 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca tacir ve esnafa gönderilen ticari elektronik iletiler için önceden onay alınması gerekmez; ret hakkınız ise her zaman saklıdır.
• Bilgilendirme: ilk e-postamızda şirket bilgilerimizi, verinin kaynağını, bu metnin bağlantısını ve ret yolunu belirtiriz.
• Ret: her e-postadaki bağlantıya tıklamanız yeterlidir; ret bu durumda anında işlenir. E-postamızı “listeden çıkarın” gibi bir ifadeyle yanıtlarsanız cevabınız otomatik olarak algılanır ve en geç 1 iş günü içinde işlenir. Ret, işletmenizin tüm alan adını kapsar; aynı alan adındaki başka bir adrese de e-posta göndermeyiz. Ret hakkınızı İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden de kullanabilirsiniz; gönderimden önce İYS’deki ret kayıtlarını kontrol ederiz. E-postamıza herhangi bir cevap verirseniz size hatırlatma göndermeyiz.
• Saklama: işletme kaydı son temastan itibaren en fazla 12 ay saklanır. Reddettiğinizde veya e-posta adresi teslim edilemediğinde (geri döndüğünde) işletme kaydı hemen silinir; size yeniden e-posta göndermememizi sağlamak için yalnızca e-posta adresi, alan adı, neden ve tarihten oluşan asgari bir engelleme kaydı süresiz tutulur.

6. Verilerin aktarıldığı alıcılar

Kişisel verilerinizi satmayız. Verileriniz yalnızca aşağıdaki amaçlar için gerekli olduğu ölçüde şu alıcılara aktarılır:

Altyapı ve iletişim

• Hetzner Online GmbH (Almanya/Finlandiya): sunucu barındırma ve yedekler (veri işleyen).
• Cloudflare, Inc. (ABD): ağ hizmetleri, güvenlik, bot koruması (Turnstile), güvenli bağlantı tüneli ve IP adresinden ülke tespiti (veri işleyen).
• Google LLC (ABD), Google Workspace: e-posta gönderimi, kurumsal e-posta ve B2B e-postalarına gelen cevapların alındığı e-posta kutusu (veri işleyen).
• Google LLC (ABD): “Google ile giriş” kimlik doğrulaması (yalnızca bu seçeneği kullanırsanız).

Ödeme ve faturalama

• İyzi Ödeme ve Elektronik Para Hizmetleri A.Ş. (iyzico, Türkiye): TL ile yapılan ödemeler ve kart saklama; ad-soyadınız, T.C. kimlik veya vergi kimlik numaranız, e-posta adresiniz, telefonunuz ve adresiniz iyzico’ya iletilir. iyzico, lisanslı ödeme kuruluşu olarak kendi yasal yükümlülükleri kapsamında işlem yapar.
• Paddle.com Market Ltd (Birleşik Krallık): USD ile yapılan ödemelerde satıcı (merchant of record) olarak ödeme, fatura ve vergi işlemleri; bu işlemler için Paddle bağımsız veri sorumlusudur.
• Faturalarınızın düzenlenmesi için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv/e-Fatura sistemleri ile bu süreçte hizmet aldığımız mali müşavir veya e-fatura hizmet sağlayıcısı (Türkiye).

Yapay zeka ve veri sağlayıcıları (veri işleyen)

• OpenAI, L.L.C. (ABD): ChatGPT cevapları.
• Google LLC (ABD): Gemini cevapları ve Google Places işletme kayıtları.
• Perplexity AI, Inc. (ABD): Perplexity cevapları.
• Anthropic, PBC (ABD): Claude cevapları ile web sitenizin herkese açık içeriğinden marka, rakip ve soru önerileri çıkarılması.
• DataForSEO (yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcı): Google AI Overviews sonuçları.

Bu sağlayıcılara yalnızca takip edilen sorular, marka ve sektör bilgileri, ülke/şehir seçimi ve gerekli olduğunda web sitenizin herkese açık içeriği gönderilir; adınız ve e-posta adresiniz gibi hesap bilgileriniz gönderilmez.

Diğer alıcılar

• Google LLC (ABD), Google Analytics 4: yalnızca analitik onayı verirseniz.
• Meta Platforms (İrlanda/ABD), Meta Pixel: yalnızca reklam ölçümü onayı verirseniz.
• Mevzuat gereği talep edilmesi hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri.

7. Yurt dışına aktarım

Yukarıdaki sağlayıcıların çoğu Türkiye dışında (Almanya, Finlandiya, ABD, Birleşik Krallık, İrlanda ve DataForSEO’nun yerleşik olduğu ülke) bulunduğundan kişisel verileriniz, hizmetin sunulması için düzenli olarak yurt dışına aktarılır. Bu aktarımlar, KVKK’nın 9. maddesi uyarınca yapılır: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca hakkında yeterlilik kararı bulunmayan ülkelere yapılan düzenli aktarımlarda Kurul’un ilan ettiği standart sözleşmeleri kullanırız ve her sözleşmeyi imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildiririz. Düzenli aktarımlar için KVKK m. 9/6’daki arızi aktarım istisnalarına dayanmayız.

8. Saklama süreleri

Süre sonunda verileriniz silinir veya yok edilir. Bağımsız veri sorumlusu olarak hareket eden ödeme kuruluşları kendi saklama sürelerini uygular.

9. Çerezler

Oturumunuzu açık tutmak, dil tercihinizi hatırlamak, güvenlik ve bot koruması için zorunlu çerezler kullanırız. Google Analytics 4 yalnızca analitik onayıyla, Meta Pixel yalnızca reklam ölçümü onayıyla yüklenir. Kullandığımız çerezlerin listesi ve tercihinizi nasıl değiştireceğiniz Çerez Politikası’nda yer alır.

10. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Avrupa Birliği veya Birleşik Krallık’ta bulunuyorsanız GDPR kapsamındaki haklarınıza ilişkin ayrıntılar bu metnin İngilizce sürümünde yer alır. GDPR m. 27 uyarınca henüz bir AB veya Birleşik Krallık temsilcisi atanmamıştır; bize doğrudan ulaşabilir ve bulunduğunuz ülkedeki veri koruma denetim makamına şikâyette bulunabilirsiniz.

11. Başvuru yöntemi

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak kimliğinizi doğrulayan bilgilerle birlikte şu yollardan biriyle iletebilirsiniz:

• E-posta ile: sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizi kullanarak veya güvenli elektronik imza ya da mobil imzayla imzalayarak İletişim sayfamızda belirtilen e-posta adresi üzerinden.

Başvuruda bulunması gereken bilgiler İletişim sayfasında yer alır. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kurul’a şikâyette bulunabilirsiniz.

12. Güvenlik

Verilerinizi korumak için şu teknik ve idari tedbirleri uygularız: tüm bağlantılar TLS ile şifrelenir; web hizmetlerimiz internete doğrudan açık değildir; tüm web trafiği Cloudflare’in güvenli tüneli üzerinden gelir ve sunucuya yönetim erişimi yalnızca SSH anahtarıyla yapılır; parolalar yalnızca özet (hash) olarak saklanır ve art arda hatalı girişlerde hesap geçici olarak kilitlenir; uygulama oturum çerezi şifrelidir; sunuculara erişim yetkili kişilerle sınırlıdır ve en az yetki ilkesi uygulanır; veritabanları her gece yedeklenir. Sunucu ve uygulama kayıtlarını hata ayıklama ve güvenlik için tutarız; bu kayıtlar boyutla sınırlıdır ve kendiliğinden silinir, giriş olaylarını ayrıca uzun süreli kaydetmeyiz. Hiçbir sistem tamamen risksiz değildir; olası bir veri ihlalinde KVKK’nın öngördüğü bildirimleri Kurul’a ve ilgili kişilere yaparız.

13. Çocukların gizliliği

KaiRank işletmelere yönelik bir hizmettir ve 18 yaşından küçüklerin kullanımına yönelik değildir.

14. Değişiklikler

Bu metni zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri web sitemizde ve gerektiğinde e-postayla duyururuz. Güncel metin her zaman bu sayfada yer alır.

15. İletişim

Gizlilikle ilgili tüm sorularınız için İletişim sayfamızda belirtilen e-posta adresi üzerinden bize ulaşabilirsiniz. Kullanım koşulları için Kullanım Koşulları sayfasına bakabilirsiniz.